Czy biuro rachunkowe odpowiada za błędy w dokumentach?

Współpraca z biurem rachunkowym to dla wielu przedsiębiorców codzienność. Zlecenie prowadzenia księgowości zewnętrznemu podmiotowi pozwala zaoszczędzić czas, zmniejszyć ryzyko błędów oraz skupić się na prowadzeniu działalności. Jednak mimo wielu zalet, warto zadać sobie pytanie: kto ponosi odpowiedzialność za błędy w dokumentach księgowych – przedsiębiorca czy biuro rachunkowe?

Zakres odpowiedzialności biura rachunkowego

Biuro rachunkowe, jako profesjonalny podmiot świadczący usługi księgowe, ma obowiązek wykonywać swoje zadania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dotyczy to zarówno poprawności prowadzenia ksiąg, terminowości składania deklaracji podatkowych, jak i zgodności dokumentacji z rzeczywistym stanem finansowym przedsiębiorstwa. Odpowiedzialność biura rachunkowego dotyczy jednak przede wszystkim sfery usługowej – oznacza to, że biuro odpowiada za prawidłowe przetwarzanie danych dostarczonych przez klienta, ale nie ponosi pełnej odpowiedzialności za ich prawdziwość. W praktyce oznacza to, że jeśli biuro popełni błąd wynikający z niewłaściwego zaksięgowania poprawnie dostarczonych danych, może ponosić odpowiedzialność cywilną za powstałe szkody. Jednakże, jeśli błędy wynikają z błędnych lub niepełnych informacji przekazanych przez przedsiębiorcę, odpowiedzialność spoczywa na nim.

Obowiązki przedsiębiorcy – nie tylko przekazanie dokumentów

Wielu przedsiębiorców uważa, że przekazanie dokumentów do biura rachunkowego kończy ich obowiązki w zakresie księgowości. Nic bardziej mylnego. Zgodnie z obowiązującym prawem, to przedsiębiorca odpowiada za poprawność i kompletność dokumentacji swojej firmy. Nawet jeśli korzysta z usług biura rachunkowego, pozostaje podatnikiem i to jego nazwisko (lub nazwa firmy) widnieje na deklaracjach składanych do urzędów. Dlatego przedsiębiorca powinien nie tylko regularnie dostarczać dokumenty do biura, ale także monitorować ich prawidłowość, kontrolować przygotowane deklaracje przed ich wysłaniem i upewniać się, że wszystkie obowiązki są realizowane terminowo. Dobrą praktyką jest również systematyczna komunikacja z księgowym oraz szybkie reagowanie na wszelkie wątpliwości czy pytania dotyczące dokumentacji.

Ubezpieczenie OC biura rachunkowego – dodatkowa ochrona

Profesjonalne biura rachunkowe, zgodnie z obowiązującymi przepisami, są zobowiązane do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC). Ubezpieczenie to chroni interesy klientów biura w przypadku błędów skutkujących np. karami finansowymi ze strony urzędów skarbowych czy ZUS-u. W sytuacji, gdy biuro rachunkowe popełni błąd, który wywoła szkodę finansową dla klienta, możliwe jest dochodzenie roszczeń z tytułu tej polisy. Warto jednak zwrócić uwagę, że OC obejmuje jedynie określony zakres szkód – nie każde niedopatrzenie czy problem można objąć ubezpieczeniem. Ponadto, w przypadku rażącego niedbalstwa ze strony klienta (np. nieterminowe przekazywanie dokumentów), ubezpieczyciel może odmówić wypłaty odszkodowania. Z tego względu przedsiębiorcy powinni upewnić się, że biuro rachunkowe, z którym współpracują, posiada ważne ubezpieczenie OC oraz stosuje odpowiednie procedury zapewniające jakość i bezpieczeństwo usług księgowych. Dobrym pomysłem jest również sprawdzenie opinii o danym biurze i zasięgnięcie rekomendacji.

Wspólna odpowiedzialność – klucz do bezpieczeństwa

Najlepsze efekty we współpracy z biurem rachunkowym osiąga się wtedy, gdy obie strony są świadome swoich obowiązków i współpracują w sposób przejrzysty oraz systematyczny. Choć to biuro rachunkowe odpowiada za prawidłowe prowadzenie ksiąg, ostateczna odpowiedzialność wobec urzędów najczęściej spoczywa na przedsiębiorcy. Dlatego warto dbać o dobrą komunikację, udostępniać kompletne i prawdziwe dane, regularnie konsultować się z księgowym i nie ignorować żadnych informacji zwrotnych. Dobre biuro rachunkowe pomoże uniknąć problemów z urzędem skarbowym, ale to przedsiębiorca powinien być świadom ryzyk związanych z niedopilnowaniem formalności.

Biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za błędy, które popełni w trakcie świadczenia swoich usług, szczególnie jeśli są one wynikiem zaniedbania lub nieprawidłowego działania. Jednak odpowiedzialność ta ma swoje granice – nie obejmuje sytuacji, w których błędy wynikają z winy lub niedopatrzenia przedsiębiorcy. Kluczowe znaczenie ma współpraca oparta na zaufaniu, terminowości i wzajemnej komunikacji. Posiadanie aktualnego ubezpieczenia OC przez biuro rachunkowe daje dodatkowe zabezpieczenie, jednak nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku sprawdzania dokumentów i kontrolowania sytuacji finansowej swojej firmy. Tylko wspólne działanie obu stron może zapewnić bezpieczeństwo i spokój w prowadzeniu działalności gospodarczej.